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LA EFECTIVIDAD DE LAS REUNIONES CORPORATIVAS

El objetivo de toda reunión de trabajo, es la de facilitar la resolución de problemas y la de exponer las estrategias y proyectos. 

A quien no le ha tocado en algún momento asistir a este tipo de reuniones y estas no pocas veces se vuelven tediosas, pesadas y aburridas. En este sentido, se hace imprescindible establecer ciertos puntos con la finalidad de que estos encuentros se conviertan en espacios de productividad. La comunicación asertiva y efectiva en toda organización es de vital importancia, de esto depende que los procesos fluyan de la manera adecuada.  Es imperativo, tomar en cuenta, antes de realizar la planificación de una reunión corporativa, que existen muchos tipos de reunión. A saber, reuniones de cumplimiento de objetivos, de establecimiento de estrategias, de cumplimento de resultados, de comité ejecutivo, de proveedores, de socios, de emergencia, etc. Igualmente la podemos clasificar por la frecuencia o el tiempo en el cual se realicen, este punto, podemos mencionar las que se hacen diariamente, semanales, mensuales o anuales, todo dependerá del objetivo general con el cual se realicen, porque el objetivo específico, siempre debe ser el de impulsar, gestionar y estimular la comunicación dentro de la organización. Esto con el fin de lograr todas las metas y objetivos plasmados en la estrategia de negocios. 

 

          En vista de lo anterior, un profesional con capacidad de liderazgo, utiliza el tiempo invertido en la planificación y desarrollo de las reuniones de trabajo como un recurso importante para lograr sus objetivos. Muchos desestiman este recurso y no aprovechan las bondades y los resultados que puedan emanar de él. En este caso, la comunicación resulta inapropiada e inoperante. 

 

Antes de la reunión:

          Antes de la reunión, en la fase de planificación es necesario tomar en cuenta que se debe; 

  • Establecer sin lugar a dudas el sitio de la reunión.
  • Realizar la convocatoria con suficiente tiempo de antelación y establecer los canales de difusión. 
  • Deben tener un fin específico, nada de improvisar para perder nuestro recurso más importante, “el tiempo”, este no se puede recuperar.
  • De ser posible, deben realizarse en horario de trabajo.
  • Convocar solo las personas que les concierne el tema a discutir, nada de convocar a quien nada tiene que ver. Solo las personas que deben estar.
  • Establecer la hora de inicio y la hora de culminación, en este punto tampoco es conveniente improvisar. Que una reunión se extienda más allá de lo planificado no es algo positivo. La idea es la optimización de los recursos y no hacer mal uso de ellos.

 

Durante la reunión:

  • Durante  el desarrollo de la misma, debemos apegarnos estrictamente al motivo de esta. 
  • Apagarnos  a el límite de tiempo que hemos establecido que deber durar.
  • Contar con un guion o agenda, no dejar nada a la memoria.
  • Realizarla en un ambiente confortable, con buena iluminación y equipos mobiliarios cómodos.
  •  Colocar vasos de agua en lugares estratégicos.
  • Establecer una secuencia lógica de los  puntos a tratar, así como una ronda de preguntas y respuestas.
  • La finalidad no debe ser otra que llegar a conclusiones y plan de acción.
  • Permitir que todos expongan sus puntos de vista y opiniones.

 

Posterior a la reunión:

  • Hacer un seguimiento de la efectividad de la reunión, esto se mide por los resultados alcanzados posteriormente.
  •  Pedir retroalimentación de los asistentes.  Permitir  sugerencias y quejas.
  • Ver la conveniencia de continuar con el mismo esquema de trabajo en cuanto a tiempo y día de la misma.
  • Que la puesta en marcha de las acciones a seguir, provoque el efecto deseado.
  • Que la comunicación mejore y no desmejore con cada encuentro.

 

          Como podemos ver, una reunión corporativa, de negocio, empresarial, de emprendimiento, o como quieras llamarla, es un recurso muy importante para lograr los objetivos dentro de cualquier organización. Si se sabe planificar, conducir y optimizar, los resultados serán más que evidentes. Muchas organizaciones grandes han tenido que contratar servicios externos cuando no logran conseguir una comunicación asertiva y efectiva entre los directivos y empleados o subalternos. Estudios importantes indican, que esta es una falla muy común y la que más dolores de cabeza ocasiona. Las reuniones de negocio pueden ser una oportunidad para allanar el camino en este sentido, y convertirse en un instrumento para lograr una buena comunicación entre pares y subalternos.

 

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